עבודה מרחוק הפכה בשנים האחרונות מחזון עתידני לנורמה חדשה בהרבה ארגונים. אבל עם כל היתרונות שבה – גמישות, הרחבת טווח הגיוס גאוגרפית, וחיסכון בזמן נסיעות – עולה אתגר משמעותי: איך מפתחים צוות מלוכד, יעיל ומוטיבציוני כאשר חבריו לא חולקים את אותו משרד פיזי? בניית צוות עובדי מרחוק דורשת גישה מודעת: אי אפשר להסתמך על "המקרה" כדי שאנשים ירגישו ביחד, צריך לטפח את זה באופן פעיל. החדשות הטובות הן שבעזרת כלים מתאימים, תקשורת נכונה וקצת יצירתיות, אפשר לגרום לצוות להרגיש קרוב גם כשכל אחד רחוק.
מהם האתגרים בפיתוח צוות מרחוק?
קודם כל, נזהה את הקשיים העיקריים:
- תקשורת ואי-הבנות: בלי תקשורת פנים אל פנים, קל לפספס ניואנסים. הודעת צ'אט קצרה יכולה להתפרש בצורה שונה ממה שהתכוון השולח, כי חסרים טון דיבור ושפת גוף. כמו כן, התייעצות קצרה ליד הקפה במשרד מתחלפת בהרמת טלפון או תיאום פגישה – מה שלפעמים גורם לאנשים "לוותר" ופחות לחלוק מידע.
- תחושת בדידות או ניתוק: עובד שיושב בביתו לבד יום אחר יום עשוי להרגיש מנותק מחברי הצוות האחרים. אין את אותן שיחות חולין במסדרון או ארוחת צהריים משותפת. אם אין לזה מענה, המוטיבציה והמחויבות של העובד עלולות לרדת.
- פערי זמן ותרבות: לעתים צוותים מרוחקים הם גם גלובליים, עם חברים באזורי זמן שונים ואפילו מתרבויות שונות. זה מוסיף שכבה של מורכבות – צריך למצוא זמנים נוחים לכולם לדבר, ולהיות מודעים להבדלי תרבות שעשויים להשפיע על צורת העבודה או התקשורת.
- ניהול ביצועים מרחוק: למנהלים, זה אתגר לעקוב אחרי מה שקורה בלי לראות פיזית את העובד. יש סכנה של מיקרו-מנג'מנט דיגיטלי (לדרוש דיווחים על כל צעד) או לחילופין לאבד קשר עד שמשהו משתבש. צריך לאזן בין אמון למעקב.
טקטיקות לבניית צוות חזק גם מרחוק
אז מה עושים כדי להתגבר על האתגרים הללו ולפתח צוות מתפקד ומגובש? הנה כמה אסטרטגיות:
- תקשורת שקופה ותכופה: לא ניתן להפריז בחשיבות התקשורת. קבעו פגישות צוות וירטואליות קבועות – למשל, ישיבת תחילת שבוע לתיאום משימות, וישיבת סוף שבוע לסיכומים ושיתוף חוויות. עודדו שימוש במצלמות כדי לראות פנים, זה מקרב. בנוסף לפורמליות, השקיעו גם בערוצי תקשורת לא-פורמליים: למשל, לפתוח קבוצת צ'אט קלילה (בטלגרם/וואטסאפ/סלאק) לשתף ממים, תמונות של חיית המחמד או סתם להתייעץ בענייני דיומא. זה מדמה את ה"שיחות במסדרון" החשובות לגיבוש. אם הצוות מפוזר אזורית, דאגו לגוון את זמני הפגישות כך שלא תמיד אותם אנשים יצטרכו להתעורר מוקדם או להישאר מאוחר – גמישות והתחשבות בכולם יוצרת הרגשה של הוגנות.
- גיבוש וירטואלי יצירתי: מי אמר שפעילות גיבוש חייבת להיות באותו חדר? קיימות פעילויות גיבוש וירטואליות רבות: חידונים מקוונים, חדרי בריחה דיגיטליים, ערב משחקי חברה ב-Zoom, או אפילו "happy hour" שבו כל אחד מתחבר עם משקה בסוף יום חמישי ומשוחחים על נושאים קלילים. עוד רעיון הוא משלוח "ערכות גיבוש" הביתה – למשל, לשלוח לכל חבר צוות קופסה זהה עם חטיפים, משחק קטן או פריט עם לוגו החברה, ולקיים מפגש שבו פותחים את הקופסה יחד.
- הדגשת מטרות משותפות והצלחות: חשוב במיוחד בצוות מרוחק להזכיר לכולם שהם עובדים יחד למען מטרה משותפת. התחילו פרויקטים בהבהרת ה"מה" וה"למה" – איך תרומת כל אחד מתחברת לתמונה הגדולה. חגגו הצלחות ביחד: נניח הושג יעד מכירות, קיימו שיחת צוות מיוחדת להרים לחיים, אפילו וירטואלית, והכירו בתרומת כולם. כשיש הישג של חבר צוות (קיבל משוב לקוח מעולה, או פתר בעיה קשה) – שימו את זה באור זרקורים בקבוצת הצ'אט או בניוזלטר פנימי. תחושת "אנחנו" מתחזקת כשמכירים בהישגים באופן קבוצתי.
- מנטורינג וחונכות מרחוק: כדי להתמודד עם תחושת הבדידות, שקלו לחבר בין עובדים בזוגות או שלשות למעין "צ'ק-אין" קבוע. למשל, שותפי עבודה (buddy system) שבהם כל שבועיים-שלושה עובדים מקיימים שיחה קצרה אחד על אחד – לא בהכרח על משימות, אלא על איך הולך, מה מאתגר, וכו'. עבור עובדים חדשים מרחוק זה קריטי – צמדו להם חונך מנוסה שמתקשר איתם באופן קבוע בשבועות הראשונים, כך שירגישו שיש להם למי לפנות בכל שאלה ושהם לא לבד במערכה.
- הקפדה על כלים טכנולוגיים מתאימים: ודאו שלצוות יש את כל הכלים הדרושים לעבודה חלקה מרחוק. זה כולל תוכנות לניהול פרויקטים ומשימות (כמו Trello, Asana, Jira), פלטפורמות תקשורת (Slack, Microsoft Teams), ושירותי שיתוף קבצים (Google Drive, Dropbox). חשוב גם לתת הכשרה לשימוש יעיל בכלים הללו – לא מספיק לזרוק את כולם לצ'אט ולצפות שידעו לנהל בו פרויקט. הגדירו נהלים: איפה מעדכנים מה (למשל, משימות תמיד במערכת המשימות, צ'אט לדברים דחופים או קצרים, מייל לדברים רשמיים יותר). סדר טכנולוגי מפחית כאוס ומקל על שיתוף פעולה.
- פגישות פנים אל פנים כשאפשר: אם המצב מאפשר, נסו לארגן מדי פעם מפגש פיזי של הצוות כולו או חלקו. זה יכול להיות אחת לרבעון, או סביב אירוע חברה גדול. המפגשים הללו מחוללים פלאים: אחרי שאנשים נפגשים באמת, שיתוף הפעולה אונליין נעשה חלק יותר. אם אי אפשר כלל להפגיש את כולם (למשל צוות גלובלי ממש), אולי מפגשים אזוריים או משלחות קטנות יכולות להתכנס. ואם ממש לא – שקלו חוויות משותפות "סינכרוניות" כמו צפייה משותפת אונליין באירוע (webinar, כנס) ודיון עליו יחד.
איך מנהלים ומודדים ביצועים בצוות מרחוק?
ניהול צוות מרחוק דורש התאמות גם באופן מעקב הביצועים ומתן המשוב:
- מעבר מתשומת לב לשעות אל תשומת לב לתוצאות: כשלא רואים מתי העובד נכנס ויצא, צריך לסמוך יותר על התפוקות. הגדירו יחד יעדים לתוצרים ומשימות ברורים, ואז העריכו לפי ההשגה שלהם, לא לפי כמה זמן היה מחובר. זה גם בריא יותר – ממקד במה שחשוב באמת.
- פגישות אחד-על-אחד קבועות: מנהל צוות מרחוק רצוי שיקיים שיחות אישיות עם כל אחד מהצוות באופן קבוע (למשל, פעם בשבועיים). בשיחות האלה מדברים על התקדמות, אתגרים, ועל ההרגשה הכללית של העובד. זו הזדמנות לעלות נושאים רגישים שלא נוח לדבר עליהם בקבוצה, ולוודא שאף אחד לא "נעלם מהרדאר".
- שימוש במדדים מעודדי שיתוף פעולה: כדאי למדוד לא רק הישגים אישיים אלא גם מדדי צוות. למשל, זמן תגובה ממוצע של הצוות ככולו לפניות לקוח, או אחוז הפרויקטים שהצוות השלים בזמן ברבעון. זה מעודד לחשוב כקבוצה ולא רק כבודדים.
- משוב חיובי והוקרה מרחוק: חשוב לתגמל ולהוקיר גם מרחוק. אם עובד עשה מעל ומעבר, אפשר לשלוח לו מתנה קטנה הביתה (כרטיס שי, חבילת ממתקים עם פתק תודה). אפשר לקיים טקס וירטואלי קטן למתן "הצטיינות חודשית" עם הצבעה אנונימית של חברי הצוות. זה אולי מרגיש אחרת מאשר לחיצת יד מול כולם, אבל ההשפעה המורלית עדיין גדולה.
סיכום
עולם העבודה המודרני מאפשר לנו לעבוד מכל מקום – אבל הצורך האנושי בחיבור ושיתוף לא נעלם לשום מקום. פיתוח צוות עובדים מרחוק מצריך מאמץ מודע, תקשורת יוצאת דופן וחשיבה יצירתית, אך התמורה משתלמת: צוות מגובש, שמח ופרודוקטיבי, בלי קשר למרחק הגיאוגרפי. עם ההכוונה הנכונה, אפילו מסך מחשב לא יכול למנוע מצוות להרגיש מאוחדים.
לייעוץ והכוונה בבניית צוותים מנצחים בסביבת עבודה מרחוק, אתם מוזמנים לפנות אל אלחי פיין בטלפון 054-2012000
